浙江省婚姻家庭协会档案管理办法

第一章  总    则

第一条 为推进浙江省婚姻家庭协会（以下简称“协会”）档案管理工作的规范化、制度化，保障档案的安全保管，特制定本《办法》。

第二章  存档范围

第二条  协会档案包括：

（一）会员入会申请资料、拟任负责人基本情况及身份证明和会员名册资料；

（二）本会章程和内部各种管理制度文本；

（三）本会工作计划、工作总结和重要活动方案；

（四）本会会员单位上报协会的请示报告，会员来信来访材料，以及往来的重要文书资料；

（五）本会项目申报材料，向上级有关部门的申请报告，对外经验交流材料；

（六）本会的会员（代表）大会、常务理事会、理事会、会长办公会议、秘书处例会、办公室例会的会议记录、工作纪要和会议决议；

（七）本会在开展各项活动过程中形成的会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业资料（除按本制度外，还必须按照国家统一的会计档案管理办法严格管理）；

（八）本会所签订的各种合同、协议；

（九）新闻媒体报道协会的文稿；

（十）其他有保存价值的各种资料（办公室视情况而定）。

第三章  档案管理

第三条  本会办公室负责协会档案管理工作，负责档案的收集、整理和保管。

第四条  本会的文档资料由办公室负责记录整理，报秘书长审阅定稿后由办公室存档。

第五条  归档的材料必须用蓝色或黑色钢笔书写，或者用可长期保管的方式打印，文字清晰，对于确实不能使用原件者，应使用复印件归档。

第六条  凡归档的文件资料必须完整、真实，遵循文件的形成规律，进行科学的分类、编目、登记和必需的整理。

第七条 整理的材料须统一规格：

（一）书面材料以A4型纸为统一规格；

（二）除书面材料外应备份电子文档、电子文件；

（三）照片、碟片等影像材料应注明内容、时间、地点及主要参加人员等，与书面材料分开存放。

第八条  对于会计凭证、会计帐簿和重要、珍贵的档案和资料，一般不提供原件查（借）阅。

第九条 任何人查阅档案时，必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换等破坏档案完整的行为。

第十条 本会按照国家规定确定档案保存期限。档案保管期满需要销毁时，由档案保管人员、财务人员、秘书长共同鉴定，严格审查，编造档案销毁清册，经会员（代表）大会同意后销毁。

第十一条 本会配备档案柜，对档案实行集中管理，确定专人负责档案保管和文档的传递。

第十二条 档案保管人员离任要编制移交清单，移交人、接收人、监交人要签字盖章。

第四章  附    则

第十三条  本办法经本协会理事会审议通过，自通过之日起生效。

    第十四条  本办法由协会秘书处负责解释。